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记录保留政策

韩国vs加纳哪里买球卡布里尼大学的保留和破坏政策提供了对Cabrini收到或创建的有关组织业务交易的文件的系统审查,保留和破坏。

I.目的

根据《萨班斯 - 奥克斯利法案》,这使其犯罪是犯罪,以阻碍或阻碍任何正式程序,更改,掩盖,伪造或摧毁任何文件,本政策规定了系统的审查,保留和破坏文件由Cabrini收到或创建了与组织业务交易有关的。

本政策涵盖了所有记录和文件,无论物理形式如何,都包含有关应保留某些文件的时间以及如何破坏记录的准则。

该政策旨在确保遵守联邦和州法律法规,以消除意外或无辜的记录破坏,并通过提高效率和释放宝贵的存储空间来促进卡布里尼的运营。

ii。保留文件
Cabrini遵循以下概述的文档保留程序。

未列出但与时间表中列出的文档基本相似,将保留在适当的时间内。

学术/学生记录

  • 入场记录:10年
  • 年级记录:永久性
  • 其他学术记录:5年
  • 职业计划和安置:4年
  • 课程时间表:永久
  • 大学目录:永久性
  • 学位审核记录:上次出勤日期后5年
  • 纪律处分记录:毕业后5年或上次事件的日期
  • 入学统计:永久性
  • 经济援助记录:接受年度审计后5年已被接受
  • 外国学生表格:毕业后5年或上次出勤日期
  • 学生学术档案(部门):5年
  • 成绩单请求:1年
  • 学费和时间表:永久性

学生生活记录

  • 大学出版物:永久性
  • 兄弟会/姐妹文件:永久性
  • 本地生产的出版物:永久性
  • 学生咨询文件:案件关闭5年后
  • 学生团体和组织:永久
  • 学生手册:永久
  • 团队成员:永久
  • 体育比赛得分和统计数字:永久
  • 运动伤害档案:7年
  • 媒体指南:永久
  • NCAA案例文件/违规文件:自上次事件的7年以来

大学管理记录

董事会和其他治理,委员会和会议

  • 董事会和委员会,学术委员会和行政报告的会议记录:永久性
  • 其他委员会和会议的记录:5年

合同/法律

  • 设计与建筑合同:建筑物的生活
  • 其他合同:终止后7年
  • 保险政策:永久性
  • 设备保修:设备的生命
  • 专利,商标和其他知识产权记录:永久性
  • 诉讼,索赔,风险管理,事件报告:7年
  • 发行记录的授权,传票,法院命令:7年
  • 不动产记录:永久性
  • 监管记录认证记录:永久性
  • 许可记录:永久性

教师记录

  • 教师会议记录:永久
  • 教职员工晋升,任期记录和权限审查记录:永久性
  • 利益冲突披露:永久性

搜索记录

  • 总统搜索记录:永久
  • 学术搜索记录:自日期搜索2年完成

各种各样的

  • 宣传记录:永久性
  • 公共安全记录:5年
  • 年度报告:永久性
  • 开学列表:永久性
  • 政策和程序:提款/修订后10年

校友记录

  • 校友协会文件:永久性
  • 校友会记录:永久性
  • 凭证文件,学生和校友:永久
  • 团圆类文件:永久性

财务记录

会计,财务和工资

  • 应付帐款和应收记录:7年
  • 会计书:7年
  • 银行记录:7年
  • 财务报表,向政府机构的年度报告:7年

预算

  • 永久薪资记录:7年
  • 员工福利计划:计划后1年
  • 财产记录受到收益或损失处理的记录:应税处置后7年
  • 记录支持收入扣除和积分的项目:7年
  • 纳税申报表和支持记录:7年

发展

  • 筹款:注册期结束后5年
  • 捐赠:永久

人力资源记录

就业记录

  • 根据FMLA的休假的记录:3年
  • EEOC报告:5年
  • EEO-1:7年
  • 人事档案:终止7年
  • 培训记录:4年
  • 服务记录:4年
  • 教育计划:4年
  • 特殊证书雇用的工人记录:3年
  • 工资时间管理员证书和通知:S 5年
  • 移民记录:雇用后3年或终止后1年,以较晚者为准
  • 出勤记录:3年
  • 其他就业记录:3年

物理植物和设备记录

建造

  • 建筑计划和规格:永久性

设施

  • 操作手册:建筑物的生活
  • 与工作环境中噪声测量有关的记录:4年
  • 火灾,内部灾难和疏散计划的记录:4年
  • 消防部门检查记录:4年
  • 所有外部灾难计划的书面报告和评估:4年
  • 库存的健康与安全记录,放射性材料的使用和控制:30年
  • 处置或减少有毒和危险废物的记录:30年
  • 传染废物的运输​​:30年
  • 危险废物的记录生成:30年
  • 员工暴露于危险物质的记录:30年
  • 石棉的记录:30年

设备

  • 防火设备所需测试的记录:4年
  • 灭火系统的定期检查记录:
    直到重新启动容器或寿命
  • 物质提升者,人员提升者,电梯标准和认证记录:4年
  • 检查,性能,锻炼期和紧急电力设备的维修记录:4年

iii。电子文件和记录

电子文件将被保留,就像它们是纸质文件一样。因此,将在适当的时间内维持任何电子文件,包括在线捐赠的记录,属于上述时间表之一。

如果用户有足够的理由保留电子邮件,则应将消息打印在纸质上并保存在适当的文件中或移至“存档”计算机文件夹。

备份和恢复方法将定期测试。

iv。紧急计划

Cabrini的记录将以安全,安全和可访问的方式存储。

至少每周至少每周将重复或备份在紧急情况下运行的文档和财务档案。

V.文件破坏

卡布里尼的副总统最终负责其每个部门的持续确定其记录的过程,这些过程已经满足了所需的保留期并监督其破坏。

财务和与人事相关的文件的破坏将通过切碎来完成。碎片必须由Cabrini批准的文档污染公司记录。

在官方调查的任何迹象或何时提起诉讼或迫在眉睫时,将立即暂停文件销毁。调查结束后将恢复破坏。

vi。遵守

员工未能遵守这项政策可能会导致对Cabrini及其雇员的民事和刑事制裁以及对负责个人的纪律处分。

首席财务官和财务委员会主席将定期与法律顾问或该组织认证的公职人员审查这些程序,以确保他们符合新法规或修订的法规。